如今，信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了一個飛速發(fā)展的時代，尤其是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。管理信息系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于社會各職能部門和機(jī)構(gòu)。

檔案管理工作也不例外，那檔案管理系統(tǒng)是如何實現(xiàn)自動化辦公的呢？

一、檔案管理系統(tǒng)如何實現(xiàn)自動化辦公？

檔案管理系統(tǒng)需要先進(jìn)行檔案數(shù)字化，就是將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子信息存儲在服務(wù)器中。

檔案在完成數(shù)字化之后，信息可上傳至系統(tǒng)服務(wù)器中，在檔案查詢時，系統(tǒng)會從服務(wù)器中直接調(diào)取檔案信息，從而實現(xiàn)自動化辦公。

二、檔案管理系統(tǒng)有哪些功能？

系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計，不同模塊的聯(lián)動而實現(xiàn)對檔案信息的綜合管理，從而使得無人化辦公成為了可能，那系統(tǒng)中都有哪些模塊，他們的功能又是什么呢？

(1)檔案案卷管理

主要負(fù)責(zé)完成整個文件的管理，包括文件的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、分享、查閱、借閱等功能。文件轉(zhuǎn)入是接受外來部門轉(zhuǎn)入的檔案資料。

各接收單位的管檔人員收到文件后，要對照《轉(zhuǎn)遞登記表》進(jìn)行核對，審核通過后，在《轉(zhuǎn)遞登記表》回執(zhí)上簽名蓋章，返回《回執(zhí)單》，將文件按程序入庫存放。

(2)檔案材料管理

系統(tǒng)能完成檔案目錄的編輯、資料的輸入、輸出，以及紙質(zhì)資料的數(shù)字化等操作。文件資料的收集、鑒定、歸檔、整理是檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容。

(3)檔案審核

系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的審核功能，包括人員的調(diào)動、升遷等，用軟件來實現(xiàn)管理，省去了很多原本復(fù)雜的工作，簡化了流程。

(4)檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)

通過在線審查許可證文件查閱申請，在線實現(xiàn)文件查閱功能以系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)當(dāng)?shù)睾瓦h(yuǎn)程查閱文件、文件查閱功能。

系統(tǒng)在進(jìn)行安全方面考慮，可以根據(jù)日期、時間、長期有效等多種方式，完成文件許可的文件查閱過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄，信息采用加密方式，使系統(tǒng)運行更加安全。

(5)備份系統(tǒng)

為了保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，提供了定時備份和手動備份功能。備份內(nèi)容包括文件管理數(shù)據(jù)和數(shù)字素材數(shù)據(jù)。

系統(tǒng)備份由文件管理器執(zhí)行，可以每周備份一次，也可以隨時手動備份。備份數(shù)據(jù)可以通過移動硬盤、錄像機(jī)等存儲。

三、檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢總結(jié)

1、系統(tǒng)實現(xiàn)了無人化辦公。

2、系統(tǒng)簡化了工作流程，提升了工作效率。

3、使用系統(tǒng)管理，節(jié)約大量人力物力。

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