隨著各行各業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，日常辦公、業(yè)務(wù)中組織產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件歸檔形成的電子檔案都需要進(jìn)行管理和長期保存、利用。近年來國家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，已出臺若干規(guī)章制度和規(guī)范性文件。OA以電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性為原則，以O(shè)A系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以電子化流程為脈絡(luò)，同時與其他專業(yè)檔案管理系統(tǒng)集成，為組織提供一套規(guī)范儲存、高效查閱的“數(shù)字檔案館”。

OA電子檔案管理特色功能

一、電子檔案采集

國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中對企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限做了相關(guān)規(guī)定。

對于內(nèi)部電子文件，系統(tǒng)中包括所有收文、發(fā)文、簽報(bào)、會議紀(jì)要等流程內(nèi)容都可作為電子檔案數(shù)據(jù)來源，真實(shí)發(fā)生，快速采集。

通過新建檔案流程，填寫檔案有關(guān)的關(guān)鍵信息：檔案號、編號二維碼、盒號、頁數(shù)、年度、存儲介質(zhì)、檔案目錄、保管期限等，在線生成檔案的規(guī)范模板。

同時，可以與檔案系統(tǒng)無縫集成，各類公文、人員、產(chǎn)品等信息，會隨著OA流程的審批變動，根據(jù)信息類型自動同步到檔案系統(tǒng)，建立電子檔案庫。

對于外部紙質(zhì)檔案，可以與高拍儀、掃描儀等外部設(shè)備集成，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便檔案管理員錄入。

用戶通過使用高拍儀進(jìn)行檔案的拍照，填完檔案表單信息后，掃描或拍照的電子檔會自動存入附件欄。完成紙質(zhì)檔案迅速轉(zhuǎn)換電子件歸檔。

二、電子檔案編碼

1、自動編號

對檔案進(jìn)行編號更有利于文檔的歸檔和查找。OA系統(tǒng)可以根據(jù)客戶自己的編號規(guī)則在表單中為每份檔案自動生成編號。

?OA系統(tǒng)通過詳細(xì)登記檔案信息，包含檔案名稱、檔案編號、檔案有效期、檔案所屬部門、檔案所屬單位、檔案所屬類目、檔案所在檔案室列號、層號、盒碼、盒號、電子檔等信息。

管理員每次在錄入檔案內(nèi)容的時候，根據(jù)編號系統(tǒng)就能自動完成檔案歸類，過去需要耗時幾個禮拜進(jìn)行分類的材料，現(xiàn)在一個管理員幾天就能完成。

此外，需要什么檔案直接根據(jù)實(shí)體檔案編號，就能在系統(tǒng)搜索到對應(yīng)的電子檔案信息，縮短排查時間。

2、檔案信息“條碼化”

每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經(jīng)辦人、創(chuàng)建時間、檔案類型、編號、使用狀態(tài)等”。

三、電子檔案安全借閱

實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。

《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》中要求落實(shí)責(zé)任部門和責(zé)任人，確立統(tǒng)一的管理機(jī)制，明確電子檔案管理責(zé)任，保存電子檔案管理的關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄。

采取電子簽名、數(shù)字加密、安全認(rèn)證、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)手段，保障電子檔案安全。

在OA系統(tǒng)內(nèi)，針對特定的卷庫、案卷、文件，都可進(jìn)行借閱范圍的設(shè)置，權(quán)限可詳細(xì)到個人，防止隱私泄露，進(jìn)一步提升檔案的安全性。

無權(quán)限的檔案，可進(jìn)行臨時授權(quán)申請，申請審批通過后，具有短期的查閱權(quán)限，授權(quán)期結(jié)束后，權(quán)限自動取消。

全程無紙化操作，更節(jié)省時間。

同時，為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，若是出現(xiàn)信息泄露可進(jìn)行追究。

四、電子檔案移交和銷毀

對于到期檔案，通過檔案報(bào)廢申請流程，審批歸檔后檔案狀態(tài)更改為檔案報(bào)廢狀態(tài)，銷毀的檔案不再參與借閱業(yè)務(wù)。

五、電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

根據(jù)員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。

借助智能報(bào)表系統(tǒng)和電子表單，檔案管理人員、上層領(lǐng)導(dǎo)可以隨時在OA報(bào)表門戶了解不同時期，組織內(nèi)部各類檔案的管理情況。

可以查檔案詳情、可以了解具體數(shù)據(jù)分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規(guī)使用多不多，以及各類檔案的數(shù)量占比等情況。

管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報(bào)告而耗費(fèi)大量時間，全面提升管理質(zhì)量。

總結(jié)

       目前，國務(wù)院令已明確規(guī)定只要符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。將借力電子簽章系統(tǒng)，助力組織實(shí)現(xiàn)真正無紙化的電子檔案閉環(huán)管理，全面優(yōu)化檔案管理成本。

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