傳統(tǒng)檔案管理員因其的工作專業(yè)度參差不齊，由于職責(zé)要求規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，基于不專業(yè)，容易導(dǎo)致不同的情況下檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，不易實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中管理、統(tǒng)一合理調(diào)配。

一、互聯(lián)互通共享難實(shí)現(xiàn)

關(guān)聯(lián)到多個(gè)業(yè)務(wù)檔案、跨地域跨部門、跨單位的信息傳播，容易形成“信息孤島”，很難做到打破不同地域、不同系統(tǒng)的壁壘與界限，信息共享率低，難以實(shí)現(xiàn)整體數(shù)據(jù)展示與分析。

二、使用效率難提高

傳統(tǒng)檔案借閱及查詢調(diào)取難，效率低業(yè)導(dǎo)致了工作痛點(diǎn)顯著，使得眾多值得借鑒的歷史數(shù)據(jù)的復(fù)用程度降低，削弱了檔案儲(chǔ)存的重要意義，檔案價(jià)值得不到利用于開發(fā)。

三、存調(diào)成本難控制

傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存會(huì)浪費(fèi)大量的紙張，浪費(fèi)成本大，其調(diào)取查閱難，容易被銷毀不可逆轉(zhuǎn)的恢復(fù)。

四、儲(chǔ)存環(huán)境難掌控

傳統(tǒng)檔案容易受外界的影響，都會(huì)對(duì)檔案“壽命”的長短起著至關(guān)重要的作用，就如環(huán)境濕度、光線、溫度等難以掌控的因素。

檔案管理軟件的作用

（一）提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)軟件的現(xiàn)身，主要是根據(jù)市場(chǎng)的需求以及時(shí)代信息化的推動(dòng)而出現(xiàn)，其作用確實(shí)有助于檔案管理的便利，所以才會(huì)逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，把檔案管理工作簡(jiǎn)單化，更標(biāo)準(zhǔn)化、更規(guī)范化。再使用中確實(shí)節(jié)省了不少人力和時(shí)間。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案保密防止泄露功能

用戶在系統(tǒng)上能通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，只有具備查閱人才能查閱檔案，具有一定的保密效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。

（三）能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

檔案管理系統(tǒng)軟件，能夠直接再檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。

檔案管理系統(tǒng)軟件能針對(duì)檔案文件情況進(jìn)行相關(guān)性編輯，方便后期檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，以及了解文檔的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)也具備數(shù)據(jù)的傳送、備份、接收、恢復(fù)、移交、借閱等功能等。

選擇合適的檔案管理軟件

據(jù)檔案管理工作的需求，檔案管理軟件平臺(tái)檔案管理業(yè)務(wù)具有全面標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，為檔案移交、歸檔、借還等業(yè)務(wù)。文件管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)傳輸、接收、備份、恢復(fù)等功能，此外，它還具有用戶管理、日志功能、交易提醒等。在安全上就更不可忽略了，多重安全機(jī)制，包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略。

另外還支持：

1、文件管理

2、流程與協(xié)作管理

3、檔案管理

4、綜合知識(shí)管理

5、檔案庫房環(huán)境管理

6、OA辦公自動(dòng)化管理

7、證照與知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理

8、定制功能開發(fā)

9、日程與考勤管理

10、提醒服務(wù)

11、知識(shí)搜索與知識(shí)支持

12、人事檔案管理

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