檔案管理是企事業(yè)單位，特別是政府機構辦公管理中不可或缺的一部分，是企業(yè)的無形資產和寶貴的信息資源。檔案管理的重點是信息安全，存放有條理，借閱有記錄，查閱速度快。其意義在于使企業(yè)重要檔案安全不泄露的同時又能實現(xiàn)靈活共享，使知識產權在企業(yè)內部活起來。協(xié)同OA系統(tǒng)，針對傳統(tǒng)的檔案管理易出現(xiàn)的檔案易丟失、存放混亂、查找不易、借閱追回難等詬病，結合現(xiàn)代企業(yè)對檔案管理的需求，設計開發(fā)了一套信息化智能檔案管理平臺，力求做到精準、快捷、安全。 

檔案管理的2大重點，一個是歸檔，一個是流動。協(xié)同OA系統(tǒng)都有可圈可點的地方。

主要亮點

一、檔案歸檔、分類清晰、有序管理

對于大型企事業(yè)、政府單位來說，有紛繁復雜的的各類檔案非常多，傳統(tǒng)的方法檔案收集、存儲都以手工為主，盤點工程大，耗時長，還容易出現(xiàn)錯漏的情況。同時沒有完善的分類和編碼格式，導致分類不清晰，查找困難，出現(xiàn)隱形丟失。

1、清晰的檔案分類、歷史檔案歸檔

檔案分類是檔案管理的第一步，協(xié)同OA系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)不同需求，編制企業(yè)的專屬分類目錄，通過表單建模搭建檔案類別，樹狀可視化表單顯示，清晰直觀，維護方便。

針對企業(yè)的歷史檔案歸檔進OA系統(tǒng)，檔案管理員可以根據(jù)過往的檔案相關信息通過EXCEL批量導入進OA系統(tǒng)中，包括檔案分卷、檔案編號、檔案名稱、檔案類別、檔案保密等級、紙質檔案存放位置、歸檔日期、歸檔人等信息都了自動錄入，不需要進行重復的錄入和篩選。

2、一檔一號，查找容易，不易丟失

檔案難查找怎么辦？相識檔案容易弄混怎么辦？協(xié)同OA系統(tǒng)按照檔案的大類+小類+流水號，為每一個檔案都進行統(tǒng)一的編號處理，一個檔案一個編號一個身份標志，如企業(yè)有需要還可形成獨特的二維碼或條形碼標志。避免了傳統(tǒng)檔案沒有規(guī)范的編碼規(guī)則，不易存檔和查找的問題。

3、線上線下統(tǒng)一格式分類歸檔管理

有了類別有了編號，協(xié)同OA系統(tǒng)，還需要把線上線下的文件統(tǒng)一格式進行歸檔管理。首先在線上建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個盒子里，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、柜號、備注、錄入人、錄入時間等信息，同時生成檔案盒的背脊信息，可打印出來，形成卷內目錄、檔案背脊，方便查詢，實現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

4、可視化檔案庫管理，貼心到期提醒，整體把握狀態(tài)

協(xié)同OA系統(tǒng)，把整理的檔案信息，都統(tǒng)一歸入檔案庫管理，通過樹形結構分組展示檔案狀態(tài)。并可形成臺賬，顯示檔案的基本信息、保管期限、頁數(shù)、在庫狀態(tài)等，方便檔案管理員查找。同時管理員可以在檔案信息庫中定期導出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況，使檔案管理員能夠對檔案的總體情況進行把控。

同時，為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時地在失效前銷毀或者更新，協(xié)同OA系統(tǒng)可設置到期提醒管理。根據(jù)具體需求在檔案到期前期，系統(tǒng)自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

二、流程化檔案借閱管理，全記錄有跡可循

檔案歸檔管理做好了，檔案管理平臺就做好了一半，另一個重要的部分是借閱管理，協(xié)同OA系統(tǒng)，對檔案借閱進行全流程的管理，通過流程申請借閱檔案，批準后，方可進行借閱，借閱后系統(tǒng)自動把該檔案調整到借閱狀態(tài)，返還后，顯示已歸還。同時這條借閱記錄自動歸檔，進入到個人借閱歷史中，后期可以查看。整個借閱過程全部在OA系統(tǒng)上進行。

1、借閱申請關聯(lián)檔案信息，安全有保證

借閱人在填寫借閱申請時，OA系統(tǒng)自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，同時申請人需填寫借閱日期和預計歸還日期，便于追蹤。為方便管理，OA系統(tǒng)還可設置對不同部門不同級別的員工可借閱的檔案的數(shù)量和類別進行限制。防止秘密檔案外傳。除此之外，為了進一步加強檔案安全措施，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進行追究。

2、檔案的狀態(tài)可追蹤，到期有提醒

檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉而自動變化，自動改變狀態(tài)，已借出、已歸還、在庫等信息不用手動操作，一目了然。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內容通過續(xù)借申請按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

同時系統(tǒng)會在到期前期對借閱者進行提醒，以免超期，如檔案逾期未還OA系統(tǒng)講自動對借閱人報警，提示哪個具體檔案為歸還，同時檔案管理員也會受到該員工預期未還的提醒。逾期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則系統(tǒng)將自動控制當前借閱人的可查閱時間，預計歸還日期結束后將自動收回文檔查閱權限。

3、檔案借閱全程記錄，臺賬清楚可查詢

協(xié)同OA系統(tǒng)根據(jù)員工的借閱申請的流程，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。每位員工的所有借閱信息OA系統(tǒng)自動記錄，可按照員工或者類別、檔案名稱等各種查詢條件檢索，一鍵導出明細，方便統(tǒng)計。公司管理層可以分享借閱記錄臺賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

       檔案管理，作為公司重要信息的管理，是企業(yè)管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)，任何的錯漏都有可能給公司帶來巨大的損失，其管理意義不言而喻。協(xié)同OA系統(tǒng)，通過對檔案的整體流程化管理，實現(xiàn)檔案分類別，一檔一碼的有序電子歸檔，同時全流程化管理借閱環(huán)節(jié)，借閱過程全程OA記錄歸檔，到期有提醒，損壞有記錄，安全有水印，借閱有層級，查看有臺賬，從而輕松的解決了傳統(tǒng)檔案管理，歸檔混亂、查找不易、借出難歸還的難題，當檔案管理員從成堆的檔案中里出頭緒，能從全局把關管理檔案。協(xié)同OA系統(tǒng)讓公司檔案管理在輕松實現(xiàn)流通共享的同事安全落到實處。

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