作為企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案承載了企業(yè)的發(fā)展歷程包括研發(fā)、生產、經營和管理等活動中的具有重要價值的信息，具體表現(xiàn)為文字、圖表、聲像等不同形式。

       一般對企業(yè)檔案的正確管理，不僅能夠幫助企業(yè)內部人員及時了解內部大致情況，還能提供給社會各界以及相關人士關于企業(yè)事務的有效依據。因此，對檔案的管理工作在企業(yè)的發(fā)展中起著舉足輕重的作用。然而，隨著計算機技術和網絡的飛速發(fā)展，在信息普及的現(xiàn)代，部分企業(yè)仍在使用的傳統(tǒng)檔案管理方式已變現(xiàn)的“力不從心”：不論是電子或紙質檔案，由于種類繁多且存儲分散，加大了管理難度，時常陷入“混亂局面”，使得歷史歸檔記錄追溯難度大。

       其中，電子檔案由于檢索字段較單一，降低了檔案檢索效率低，常導致“求而不得”的結果；紙質檔案不論是歸檔還是借閱的過程，都存在障礙、效率低下，且易損壞、丟失，進而導致信息泄密。此外，當電子與紙質檔案同時存儲同一信息時，兩者之間的匹配管理工作難度大，并且檔案權限管理相對麻煩。為加強企業(yè)會計檔案的管理，促進企業(yè)整體會計基礎工作管理水平的不斷提高，國家陸續(xù)出臺了一系列政策規(guī)范及安全易用、可持續(xù)發(fā)展的檔案管理方案，揭開了電子檔案在我國逐漸興起的序幕。

與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子檔案具有下述特性：

1 共享性

電子檔案中的所有信息數(shù)據可以得到有效的利用，這樣一來就能夠使資源共享的目標得以實現(xiàn)。

2 多樣性

電子檔案可以存儲圖像、文字、視頻和聲音等多種類型信息數(shù)據，與紙質檔案相比更具有多樣性。

3 經濟環(huán)保性

因為電子檔案只需要利用計算機設備就能夠完成檔案的收集、整理、存儲和查閱，不需要使用紙張，一定程度上節(jié)約森林資源。

4 保護原件性

電子檔案主要是以數(shù)據信息的形式出現(xiàn)的，無論怎樣查閱或者是瀏覽都不會對原件造成損害。

5 便于傳輸性

依賴于互聯(lián)網技術，電子檔案作為一種數(shù)據構成，其無論是傳遞還是轉換，速度都高于紙質檔案。

6 開放性

電子檔案解決了傳統(tǒng)檔案在時間和空間上的局限性，支持多人在多臺設備、多系統(tǒng)查閱同一份檔案信息。

       對于不少企業(yè)已完全擯棄紙質檔案，實現(xiàn)檔案管理的全面電子化的現(xiàn)象，依舊有不少反駁聲。誠然，如同報紙和電子媒介一般，雖然紙質檔案管理模式短期內也不會消失，但電子化注定成為未來趨勢。因此，在這個紙質與電子檔案“雙軌存儲”過渡期，實現(xiàn)檔案管理工作電子化是每個企業(yè)不可避免的道路。

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