傳統(tǒng)檔案管理方式，在檔案儲(chǔ)存、借閱、共享等方面存在著不少問題：

1、檔案收集、存儲(chǔ)以手工為主，盤點(diǎn)工程大，耗時(shí)長；

2、檔案提交標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，沒有完善的分類和編碼格式；

3、檔案借閱信息更新不及時(shí)，借閱過程追蹤、提醒難。

規(guī)范、有效地進(jìn)行檔案管理和利用是企業(yè)管理的重要任務(wù)。OA系統(tǒng)通過電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實(shí)現(xiàn)檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

檔案管理方案亮點(diǎn)

1、檔案分類編號(hào)，有序管理

對(duì)于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等，進(jìn)行及時(shí)歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

1）檔案歸檔

檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過excel批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，包括檔案分卷、檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案類別、檔案保密等級(jí)、紙質(zhì)檔案存放位置、歸檔日期、歸檔人等信息。

同時(shí)，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動(dòng)歸入檔案管理中進(jìn)行管理，不需要進(jìn)行重復(fù)的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰

檔案分類等基礎(chǔ)信息直接影響檔案管理的規(guī)范。

根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護(hù)相應(yīng)類別編號(hào)；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護(hù)人員進(jìn)行類別維護(hù)。

3）檔案編號(hào)生成

檔案提交上來，五花八門，沒有一個(gè)規(guī)范的編號(hào)，不易存檔、不易查找。

OA系統(tǒng)通過字段屬性自動(dòng)生成檔案編號(hào)，按照檔案的大類+小類+流水來進(jìn)行編號(hào)，實(shí)現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

4）檔案盒管理

線下的檔案管理，將相關(guān)的檔案裝訂成冊(cè)、成卷。根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個(gè)“盒子”里。

檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號(hào)、公司名、檔案盒題名、柜號(hào)、備注、錄入人、錄入時(shí)間等信息，檔案盒的背脊信息同時(shí)產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實(shí)現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫

?OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示。

檔案信息庫中顯示了檔案的基本信息：保管期限、頁數(shù)、在庫狀態(tài)等，使管理員能夠?qū)n案進(jìn)行便捷管理。

為了能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理

為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時(shí)地在失效前銷毀或者更新，設(shè)置了到期提醒管理。

檔案存放到期，系統(tǒng)自動(dòng)提示檔案管理員，不需要一個(gè)個(gè)去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

為了規(guī)范檔案借閱，讓每份檔案“有去有回”，OA系統(tǒng)通過檔案借閱流程實(shí)現(xiàn)借閱全過程電子化。

1）檔案查詢

實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。

在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號(hào)以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細(xì)。

2）檔案借閱申請(qǐng)

借閱人在填寫借閱單時(shí)，自動(dòng)過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期，便于追蹤。

為了滿足借閱人個(gè)性化的借閱需求，OA系統(tǒng)檔案借閱平臺(tái)支持多明細(xì)，不同類型的同步借閱。

3）檔案的狀態(tài)追蹤

檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動(dòng)變化，不需要人為進(jìn)行修改。

申請(qǐng)人提交后回寫相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。

在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請(qǐng)按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒

之前檔案逾期未還，檔案管理員需要一個(gè)個(gè)去查誰的檔案未還，然后頻繁地電話轟炸借閱人，工作量大還容易遺漏。

OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實(shí)現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動(dòng)提醒借閱人。

檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計(jì)歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。

若是借閱電子檔案，則系統(tǒng)將自動(dòng)控制當(dāng)前借閱人的可查閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還日期結(jié)束后將自動(dòng)收回文檔查閱權(quán)限。

5）檔案安全保護(hù)

為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時(shí)會(huì)自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。

6）檔案借閱記錄

根據(jù)員工的借閱申請(qǐng)，可自動(dòng)形成檔案借閱記錄臺(tái)賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。

管理層可以分享借閱記錄臺(tái)賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價(jià)值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

OA檔案管理方案價(jià)值

檔案收集儲(chǔ)存高效又規(guī)范，手工信息收集轉(zhuǎn)為線上操作，解放人力；

檔案借閱共享規(guī)范管理，系統(tǒng)中即可查詢檔案去向，超期自動(dòng)提醒；

檔案借閱記錄臺(tái)賬可查詢，分析借閱數(shù)據(jù)，提高檔案和資源利用率。

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