隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用普及，越來越多的企事業(yè)單位、企業(yè)在其日常辦公中的信息管理、檔案管理、人事管理、財務(wù)管理、物料管理等工作均實現(xiàn)了辦公自動化，就如食品行業(yè)檔案管理系統(tǒng)為食品檔案及資料的管理提供了便捷的手段，實現(xiàn)檔案信息自動化管理的前提條件必須是檔案的本身需要以機(jī)讀文件的形式存在，食品檔案信息自動化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的應(yīng)用方式具有明顯的差異。

很多食品企業(yè)檔案管理存在的問題：

檔案無法統(tǒng)一收集：文檔眾多、類型各異，散落存儲在公司人員各個電腦上，需要查找調(diào)閱時東奔西跑，非常不便。

檔案管理安全性低：公司人員離職或調(diào)崗后，項目的整體方案資料可能會丟失、外泄，嚴(yán)重威脅到文檔安全。

檔案利用風(fēng)險大:公司人員可以不經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，將內(nèi)部重要文件外發(fā)給客戶。

檔案量大難管理：數(shù)量龐大的文檔資料難以實現(xiàn)組織、歸檔、分類、檢索與查閱。

隨著檔案信息化建設(shè)推進(jìn)發(fā)展，目前大部分企業(yè)、事業(yè)單位各種組織主要依托于檔案管理系統(tǒng)采取統(tǒng)一存儲管理模式，可以將不一樣的類型載的檔案資源轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字化的信息予以安全保存，從而實現(xiàn)資源信息共享需求，減少了檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，降低了管理工作的壓力與負(fù)擔(dān)，有效推動了社會分工的進(jìn)步與發(fā)展。

眾所周知，檔案資料是一個知識財富與價值資源寶庫。傳統(tǒng)方式是紙張資料保存檔案，不得不說，這種做法的弊端比較多，就如消耗大量人力物力，更易受人員流動與環(huán)境變化而導(dǎo)致?lián)p壞、丟失，篡改、無法完整、長期的保存。隨著信息科技時代的發(fā)展，檔案管理的又一次改革，現(xiàn)已擁有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)為檔案資料的保管與高效利用提供了科學(xué)、有效的手段與工具，可把檔案完整地保存在數(shù)據(jù)庫中，不僅省時省力，而且操作方便、安全性高。

食品檔案管理軟件系統(tǒng)解決方案

1、現(xiàn)實檔案智能采集：食品檔案管理軟件系統(tǒng)自動歸檔、四性檢測、檔案檢索、檔案借還、檔案移交、檔案銷毀的全生命周期管理。

2、多項自動采集方式：食品檔案管理軟件系統(tǒng)與掃描設(shè)備、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、即時通信工具（釘釘、企業(yè)微信等）無縫連接，實時歸檔。

3、覆蓋各類檔案類型：食品檔案管理軟件系統(tǒng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，可對檔案全宗、類型、屬性實現(xiàn)自定義配置，全面實現(xiàn)各類型實體與電子檔案一體化管理。

4、多重安全機(jī)制策略：食品檔案管理軟件系統(tǒng)根據(jù)客戶需求，可以滿足企業(yè)的公有云、私有化等多種部署方式，提供MD5加密與校驗、防篡改、防病毒、加密傳輸、錯密鎖定、數(shù)字簽名、機(jī)器碼登錄等安全機(jī)制，全面符合食品檔案長期保存規(guī)范要求。

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