在時(shí)時(shí)更新變化的時(shí)期，高新技術(shù)和工藝的研發(fā)和應(yīng)用，使得企事業(yè)單位發(fā)展更加順暢。在企事業(yè)單位中，檔案管理的質(zhì)量和效率對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要。因此，必須時(shí)時(shí)加強(qiáng)檔案管理水平，從先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)出發(fā)，應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理智能化、專(zhuān)業(yè)化、法制化，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足。對(duì)優(yōu)化檔案管理方法，提高管理質(zhì)量，減少檔案管理工作量，節(jié)省部分人力、財(cái)力、物力也起到了一定的作用。信息在企事業(yè)單位的發(fā)展和選擇中起著重要的參考作用。

檔案管理現(xiàn)狀

在高科技在應(yīng)用性、易用性和功能性上越來(lái)越強(qiáng)大的新時(shí)代，很多企事業(yè)單位都借助高科技的力量來(lái)推動(dòng)自己的發(fā)展速度。檔案管理也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)復(fù)印模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的電子數(shù)字化管理模式。智能化的檔案管理模式完全可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足，同時(shí)可以大大減少紙張復(fù)印的工作量，一定程度上節(jié)省紙張的成本，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和文件所占用的倉(cāng)庫(kù)空間，減少人力。

而很多企事業(yè)單位的電子數(shù)字軟件系統(tǒng)操作能力非常低，對(duì)辦公流程不熟悉，導(dǎo)致檔案信息的收集、分析、加工、匯編、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤。比如，由于編纂過(guò)程中對(duì)收集到的檔案信息處理能力較差，檔案信息會(huì)有一定程度的差異。影響了上下級(jí)檔案管理部門(mén)對(duì)信息處理結(jié)果的不滿(mǎn)，難以完成接收和認(rèn)可，從而使檔案信息的交接和驗(yàn)收不暢，降低了工作效率，甚至嚴(yán)重到檔案信息不能及時(shí)歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好地使企事業(yè)單位的檔案管理人員熟練掌握這項(xiàng)工作，保證他們的業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理能力，我國(guó)有關(guān)部門(mén)和計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)公司共同對(duì)這一現(xiàn)象進(jìn)行了進(jìn)一步的研究，通過(guò)不斷努力，開(kāi)發(fā)出了專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和自動(dòng)維護(hù)。本著方便操作、查找和使用的原則，使系統(tǒng)軟件高效、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單、易用?；诖?，我們應(yīng)該更多地了解文件管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢(shì)和功能。?

專(zhuān)業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢(shì)

提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔模式，不需要像以前那樣過(guò)多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以根據(jù)系統(tǒng)軟件的提示，在下一步進(jìn)行歸檔和文件歸檔。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式中重新編輯打印的環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源。如果發(fā)現(xiàn)缺失的文件信息，可以直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，免去了對(duì)其他辦公軟件不熟悉帶來(lái)的錯(cuò)誤。用戶(hù)還可以隨時(shí)隨地查閱文件資料，直接通過(guò)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，這樣就可以一次搜索，不再需要搜索和翻頁(yè)，大大提高了工作效率。相關(guān)文件也以統(tǒng)一的電子格式導(dǎo)出，與大多數(shù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)兼容，便于打印和流通。在信息上報(bào)備案方面，系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果可以直接加密上傳到上級(jí)管理部門(mén)，節(jié)省人力和時(shí)間。

能夠更好地開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)容信息

一般辦公軟件只能編輯單個(gè)文件，還要掃描文件附帶的文件，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯檔案基本信息后添加檔案的掃描電子圖片，這樣打開(kāi)目錄檔案就可以同時(shí)采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報(bào)檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行編輯，使各種相關(guān)的電子檔案可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶(hù)可以更好地了解事件的來(lái)龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，文件管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)傳輸、接收、備份、恢復(fù)等功能。，方便快捷。此外，它還具有用戶(hù)管理、日志功能、交易提醒等。

更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，非常容易造成泄密。但是，文件管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、顧問(wèn)等角色。通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置人員的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等。，從而達(dá)到保密的效果。當(dāng)文件搜索者搜索文件時(shí)，系統(tǒng)可以自行記錄，并形成查詢(xún)?nèi)罩?。?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行安全設(shè)計(jì)，確保文件的安全使用。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，使鎖與機(jī)器分離。即使別人打開(kāi)了文件管理器的電腦，文件管理系統(tǒng)軟件也無(wú)法打開(kāi)。

送簽文件管理系統(tǒng)是一個(gè)功能強(qiáng)大、平臺(tái)集成的信息管理系統(tǒng)。它有以下亮點(diǎn):

通過(guò)數(shù)字化智能抓取與實(shí)時(shí)歸檔，對(duì)繁瑣的檔案信息進(jìn)行收集與整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進(jìn)檔案的增值利用。

自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導(dǎo)致的耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、易出錯(cuò)等問(wèn)題，提升檔案管理效率。

多重檔案信息安全管控機(jī)制，嚴(yán)格文檔使用權(quán)限與安全控制，檔案使用全過(guò)程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風(fēng)險(xiǎn)。

基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，打破信息壁壘，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中處理，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)。

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