檔案信息管理系統(tǒng)是對檔案信息進(jìn)行收集、整理、加工、存儲, 并通過一定的技術(shù)裝備和技術(shù)手段, 實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞與交流功能的信息系統(tǒng), 它是文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分, 與社會其他信息系統(tǒng)和工作系統(tǒng)有著密切關(guān)系, 具有一般信息系統(tǒng)的特性。首先, 它是一個與社會發(fā)生廣泛聯(lián)系并相互制約的開放式系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)從社會輸入檔案信息, 經(jīng)過加工處理后再向社會提供檔案信息服務(wù), 是進(jìn)行檔案信息交流, 為社會各方面服務(wù)的檔案信息中心; 其次, 它是人們?yōu)楣芾砗屠脵n案信息的目的而建立的人工系統(tǒng)。與自然系統(tǒng)不同, 檔案信息管理系統(tǒng)不僅滿足于適應(yīng)環(huán)境以求生存, 還能主動地改造環(huán)境以求發(fā)展。它可以預(yù)測未來趨勢, 適應(yīng)外部環(huán)境的變化, 及時調(diào)整和優(yōu)化自身結(jié)構(gòu), 發(fā)展新的功能。

一、檔案信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與功能

1 . 輸入子系統(tǒng): 其功能是收集和鑒選檔案材料, 使有價值的檔案信息源源不斷地輸入到系統(tǒng)中。

2 . 存儲加工子系統(tǒng): 其功能是對檔案中包含的信息進(jìn)行揭示、加工與組織, 以檔案條目和機(jī)讀數(shù)據(jù)的形式, 對收集來的檔案材料進(jìn)行特征描述和信息存儲, 使大量繁雜的檔案信息有序化、系統(tǒng)化, 以便檢索和利用。

3 . 輸出子系統(tǒng): 其功能是提供多種檢索途徑和檢索手段,將經(jīng)過加工處理了的檔案信息提供給社會利用, 使用戶能迅速、準(zhǔn)確地查找到自己所需要的檔案信息。

4 . 反饋?zhàn)酉到y(tǒng): 其功能是通過統(tǒng)計和用戶調(diào)研等方式隨時掌握和分析系統(tǒng)運(yùn)行情況和用戶需求狀況, 使用戶和系統(tǒng)之間得以交互, 從而保證相關(guān)檔案信息的輸出, 滿足用戶的信息需求,使系統(tǒng)不斷完善和優(yōu)化。

二、檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化控制

檔案信息管理系統(tǒng)是由目標(biāo)、資源、設(shè)備、方法和功能等要素組成的有機(jī)體, 須對它進(jìn)行科學(xué)的管理及優(yōu)化控制, 對系統(tǒng)的每一要素及其運(yùn)行狀況進(jìn)行控制與協(xié)調(diào), 使系統(tǒng)達(dá)到最佳運(yùn)行效果, 保證系統(tǒng)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化控制可從以下方面著手:

1 . 統(tǒng)一規(guī)劃, 整體協(xié)調(diào), 合理地劃分與組織系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu), 保證系統(tǒng)流通渠道的暢通, 使系統(tǒng)有目標(biāo)、有計劃地順利進(jìn)行。

2 . 通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化等措施, 提高系統(tǒng)的工作效率和質(zhì)量, 避免重復(fù)勞動和人力、物力、財力的浪費(fèi), 使信息資源得以共享。

3 . 及時引進(jìn)最先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備, 加快自動化步伐, 使系統(tǒng)的功能不斷加強(qiáng)。

4 . 科學(xué)地評價現(xiàn)有系統(tǒng), 及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的問題, 提出改進(jìn)意見, 逐漸完善系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和功能。

5 . 保持與外界的聯(lián)系與溝通, 隨時吸取其他信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)和長處, 以達(dá)到系統(tǒng)與外界環(huán)境的動態(tài)平衡。

三、檔案信息管理系統(tǒng)的性能評價

1 . 信息的完備性。是否存儲了足夠的檔案信息, 能否滿足用戶的多方需要。

2 . 系統(tǒng)的效率。能否快速、方便、有效地提供信息服務(wù)。

3 . 安全性。包括信息安全和系統(tǒng)運(yùn)行安全等。系統(tǒng)提供的信息是否準(zhǔn)確可靠, 有無保密措施, 能否合法監(jiān)控; 系統(tǒng)發(fā)生故障的概率是否較低, 排除故障的措施是否有效等。

4 . 經(jīng)濟(jì)性。能否用較低的成本達(dá)到較大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

5 . 兼容性。系統(tǒng)各組成要素之間, 系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)之間能否分享信息處理成果, 在較大程度上實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

6 . 擴(kuò)展性。能否方便地增加結(jié)構(gòu)和功能模塊, 以隨時適應(yīng)環(huán)境的變化。

（文章來源;網(wǎng)絡(luò) 版權(quán)歸原作者所有 如有侵權(quán)請聯(lián)系刪除）