隨著現(xiàn)在的教育水平上漲，各高校的招生人數(shù)也在不斷地增加，學生的數(shù)量也是空前壯大。那么高校的檔案工作將會迎來新的挑戰(zhàn)。那檔案管理難怎么辦呢？別急，科技的創(chuàng)新也為管理工作帶來了新型的工具“檔案管理系統(tǒng)”，那么系統(tǒng)到底有哪些功能呢？可以幫助我們做到哪些呢？

高校檔案管理系統(tǒng)功能

一、 文件接收功能

在面對學生的檔案從其他地區(qū)轉(zhuǎn)移到本校時，將會接收此學生的一系列檔案數(shù)據(jù)，放在之前就需要很多專門人員去手工接收。

并且還要花時間進行核對，不僅費時費力，而且還需要更多的成本。檔案管理系統(tǒng)就提供了文件接收的功能。

可以通過數(shù)據(jù)接口獲取歸檔文件，以檔案系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)間設(shè)立中間庫的形式，接收其他應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔文件，選擇要進行歸檔操作的文件，提交后納入一般歸檔流程中；

二、 歸檔文件維護

在接收到文件后，一般會進行維護工作，因為檔案是要長時間進行利用的，所以在保存與維護上做好充足的準備。

系統(tǒng)將代替人工的操作，因為以往的人工操作效率是很低的，對于數(shù)量龐大的檔案，需要花費很多的時間來工作。

而系統(tǒng)可以自動對歸檔文件的條目信息進行增加、修改、刪除、查看詳情以及對附帶電子文件的上傳等操作；提高工作的效率。

三、 歸檔流程控制

系統(tǒng)以工作流的方式控制歸檔整個過程，包括將文件或案卷根據(jù)預(yù)定義的處理流程提交流轉(zhuǎn)到下一操作環(huán)節(jié)，或退回上一環(huán)節(jié)，以及查看在流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的流轉(zhuǎn)記錄。

       這些功能也只是檔案管理系統(tǒng)功能中的冰山一角，系統(tǒng)帶來的不只是這簡簡單單的流程簡潔化，更多的是工作方式以及投入的轉(zhuǎn)變。現(xiàn)在也有很多高校以及檔案館開始使用檔案管理系統(tǒng)，并且也獲取了不小的收益，也在檔案管理這項工作中取得了很好的成績。

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