協(xié)同辦公系統(tǒng)
概述
本系統(tǒng)針對于政府機構(gòu)/企業(yè)的文書和材料日漸電子化的趨勢，提供的一套基于網(wǎng)絡(luò)的辦公自動化系統(tǒng)。本系統(tǒng)建立在完備的信息安全手段基礎(chǔ)上，可以按照現(xiàn)實的業(yè)務處理模式實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、行政事務、團隊協(xié)作、個人事務、系統(tǒng)維護等多個方面的功能，而且能夠與其它信息管理平臺（身份驗證、電子郵件、信息發(fā)布等）結(jié)合在一起，提供全方位的信息管理服務。
本系統(tǒng)可以應用在政府機構(gòu)/企業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)，也可以應用于通過專線網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)連接的廣域網(wǎng)上，將分布在不同地域的機構(gòu)利用網(wǎng)絡(luò)建立一個協(xié)同作業(yè)的環(huán)境，從而提高溝通效率，降低重復勞動，體現(xiàn)信息資源的應用價值。
應用系統(tǒng)解決的問題
本系統(tǒng)針對政府機構(gòu)/企業(yè)面臨的信息應用問題，提供了如下的解決方案：
1．  集中管理分布在個人、部門、業(yè)務中的信息資源，并且提供信息整合、業(yè)務整合以及數(shù)據(jù)整合等工具，實現(xiàn)辦公一體化管理。
2．  借助于網(wǎng)絡(luò)進行公文收、發(fā)流程，實現(xiàn)日常的“辦文、辦事、辦會”等業(yè)務，提供電子公文形成（包括OCR識別），審批、流轉(zhuǎn)和傳閱過程中的身份驗證，以及固化（PDF）簽發(fā)文件，保證文件的真實性和安全性。
3．  提供自動排版與發(fā)布解決辦法。系統(tǒng)與WORD進行無縫的整合，公文管理模塊有二個突破，即“一鍵排版”與“一鍵發(fā)布”。一鍵排版，是指用戶只需按一個按鈕（或者快捷鍵），系統(tǒng)就能根據(jù)公文的模板，自動的完成排版本工作，包括：在公文中套上紅頭標題，寫入文號、發(fā)文部門、簽發(fā)人等各種信息，并會對文件中的字體進行規(guī)范；一鍵發(fā)布，是指用戶是公文簽發(fā)完后，發(fā)布到信息門戶過程中，只需按個按鈕（或者快捷鍵），系統(tǒng)能自動的將附件地址寫入公文，再進行固化（生成PDF），然后將公文與附件一起推送給信息門戶。
4．  提供新聞、通知、會議管理、固定資產(chǎn)登記、通訊簿、車輛管理、文檔庫等通用性的行政事務管理，并可以根據(jù)用戶自身的業(yè)務的需要，擴展出豐富的業(yè)務管理功能。
5．  通過短消息、郵件、手機短信等提醒方式，使辦公信息及時的傳遞給用戶。
6．  與信息發(fā)布、即時通訊、電子郵箱等系統(tǒng)無縫集成，提高協(xié)同作業(yè)的效率。
7．  通過表單，工作流的有機整合，讓用戶可以自定義各種業(yè)務應用，實現(xiàn)業(yè)務的擴展。
8．  提供自定義統(tǒng)計報表功能，幫助客戶隨時按照業(yè)務需求進行個性化的設(shè)計。
9．  支持WAP功能，用戶可以通過移動手機、PDA等工具隨時隨地的辦公。
系統(tǒng)功能
協(xié)同辦公系統(tǒng)是對傳統(tǒng)辦公自動化的提升，它更強調(diào)團隊之間的快速、便捷、隨時隨地的溝通和協(xié)作。最為突出的就是：協(xié)同辦公系統(tǒng)可以將辦理業(yè)務中產(chǎn)生的各類信息，通過多樣化的通信工具（手機、PDA、移動PC、電子郵件、即時通信等）發(fā)送到信息使用者手上，用戶可以通過這些工具進行回復（例如瀏覽公文與審批、處理行政事務等），達到能夠隨時隨地處理業(yè)務的目標。

圖1  協(xié)同辦公系統(tǒng)架構(gòu)示意圖
協(xié)同辦公系統(tǒng)由個人事務、公文管理、信息發(fā)布、行政事務、表單管理、知識管理、系統(tǒng)維護等組成，還能夠與信息門戶、內(nèi)容管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等相結(jié)合，提供更高層次的信息管理。
本系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖如下：




1．  個人事務
個人事務是一個集成模塊，用戶可以根據(jù)自己的需要，將系統(tǒng)或其它系統(tǒng)中相關(guān)的事務集成，通過個人事務模塊，可以對這些事務進行集中管理，系統(tǒng)默認集成了如下一些事務：
l  事務集成：需要本人處理的公文、會議、通知等待辦事務，集中在個人門戶頁面中顯示。通過系統(tǒng)還可以擴展集成其它系統(tǒng)的事務；
l  消息集成：從業(yè)務系統(tǒng)、公文管理、信息門戶、電子郵件等系統(tǒng)發(fā)送來的短消息，都可以通過消息集成功能在此集中展示；
l  應用集成：系統(tǒng)可以將系統(tǒng)內(nèi)部，系統(tǒng)外部的功能進行集用集成，形成常用功能的方式展示，方便用戶進行實際操作；
l  提供了日程安排、通知、便箋、任務、郵件、通訊錄、文檔庫等常用辦公小工具。用戶還可個性化定制各種其它應用工具。

 
2．  公文管理：
l  公文管理覆蓋了內(nèi)部發(fā)文、外部收文等業(yè)務。
l  公文流轉(zhuǎn)過程包括了公文的起草、審核、簽發(fā)、（電子）蓋章、固化發(fā)布、接收、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)、催辦、回復、固化歸檔等完整過程，可以實現(xiàn)公文的“無紙化”處理過程。
l  對于必須存在書面材料的情況，還提供了校對、打印、蓋章登記、存檔等書面材料的處理環(huán)節(jié)。
3．  行政事務
提供了通知公告、新聞、通訊簿、車輛管理、會議管理、印章管理、物品管理、資產(chǎn)管理、報修管理等功能，完成一般政府機構(gòu)/企業(yè)的日常行政事務。
由于各機關(guān)、各部門在處理具體事務方面有所差異，系統(tǒng)的界面、表單、流程等都可以由用戶自定義。
4．  自定義表單管理
通過表單，用戶可以自定義個性化的應用，如人事的請假單，倉庫的入庫單、出庫單、領(lǐng)用申請等等。自定義表報功能主要包括：
表單數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義：用于定義表單的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，包括設(shè)置添加字段、字段類型、關(guān)聯(lián)對象等等。用戶定義后系統(tǒng)會自動生成相應的物理存儲表。
界面定義：用戶可以根據(jù)表單的結(jié)構(gòu)，定義表單的界面。整個界面的定義，都是拖拉的方式。在定義過程中，還可以進行高級設(shè)置，如定義控件之間的關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)源過濾等等，實現(xiàn)復雜的表單設(shè)計功能。
表單流程定義：用戶可以通過工作流，定義表單審批流程，在定義流程的時候，可以設(shè)置執(zhí)行人、每一步驟的字段可寫性、默認值等等，同時通過工作流，可以配置系統(tǒng)內(nèi)部以及外部各種業(yè)務流向，實現(xiàn)表單與其它業(yè)務之間的整合。

公文處理流程

圖6 內(nèi)部行文的“起草～發(fā)送”處理過程
發(fā)文管理的基本操作過程如下：
1．擬稿人在“公文管理”的“草稿箱”中起草公文,擬稿完畢提交給領(lǐng)導審批；
2．部處、辦公室相應的業(yè)務人員可以在“公文管理”的“待處理文件箱”看到自己待處理的公文，處理完畢后再將公文流轉(zhuǎn)到下一個處理階段；
3．擬稿人可以在“在辦文件”箱中，清楚的看到自己的擬稿公文目前到了誰手上，如果發(fā)現(xiàn)公文滯留在某個環(huán)節(jié)沒有處理，則可以通過“催辦”功能來進行催辦；
4．系統(tǒng)自動排版。對于排版人員，系統(tǒng)可以根據(jù)公文的內(nèi)型，通過事先定義好的公文模板格式，對公文進行排版。自動排版后，排版人只要做簡單的調(diào)整。
5．對于需要發(fā)布的公文，校對人員只要在對公文校對完后，系統(tǒng)會自動的對公文進行固化（生成PDF），并且在固化的公文中，生成附件的超鏈接，然后將固化的公文以及附件一起打包推送到信息發(fā)布系統(tǒng)中。
6．在整個公文流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)都會給審批人進行提醒。提醒分為二類，一類是新到待審批，另一類是超期催辦。
 

電子公文的“接收～呈閱”處理過程
除了一般性的公文流轉(zhuǎn)功能以外，本系統(tǒng)中的公文管理還提供了人性化的、便捷的處理手段：
1．  導入文書：系統(tǒng)按照《國家行政公文格式》的標準，提供了豐富的文書模板，擬稿人可以直接參照模板編寫文書；在系統(tǒng)外編寫的文書，也可以導入到系統(tǒng)中。
2．  文書附件：可以為文書添加各種形式的電子附件，例如：文件、圖片、音頻文件、視頻文件等。
3．  收、發(fā)文稿紙：系統(tǒng)會提供稿紙給審批的領(lǐng)導簽署意見，收、發(fā)文稿紙，用戶可以根據(jù)單位的需求自行進行調(diào)整。
4．  筆跡留痕：領(lǐng)導審批文書時，被修改過的地方會被系統(tǒng)自動記錄下來；將光標移到修改的痕跡上會出現(xiàn)相關(guān)的編輯信息：如編輯人、操作時間、修改的內(nèi)容等。

筆跡留痕與手寫批注
5．  撤銷審批：發(fā)送給領(lǐng)導審批的文書，在領(lǐng)導還沒審閱之前，可以由發(fā)送人撤回。
6．  記錄完整的文書處理過程：從擬稿人建立文書開始，到提交領(lǐng)導審批、發(fā)送的全過程，都在系統(tǒng)中留下了記錄，以供查詢。
7．  公文排版本：系統(tǒng)會根據(jù)不同的公文，進行自動的排版，套上紅頭標題，生成文號，以及生成相應的尾注。另外對于需要固化并發(fā)布到網(wǎng)站的公文，會在固化的時候根據(jù)稿紙的附件情況，自動加上附件以及附件的超鏈接。
8．  蓋章登記：提交給辦公室蓋章的文書，顯示在保密員的功能結(jié)點中，保密員可以查看審批記錄，實現(xiàn)了蓋章登記的無紙化。
9．  全文搜索：系統(tǒng)提供了全文搜索功能方便用戶查找特定內(nèi)容，當然，只能夠在有權(quán)查看的文書中搜索。
10．     評論/批注：文書管理員和領(lǐng)導可以查看到有哪些人已經(jīng)閱讀了文書；閱讀的人員可以對文書加評論和批注意見。
11．     短消息提醒：當有新的文書到達時，系統(tǒng)會以短消息、手機短信、電子郵件等方式提醒用戶查看。
 
產(chǎn)品特點
1．    簡單易學：本系統(tǒng)所有的界面都歸結(jié)為信息列表和Word操作兩種形式，能有效地縮短學習周期操作簡單，界面友好、清晰，界面風格可由用戶隨意設(shè)置，公文流轉(zhuǎn)、日常事務審批、門戶及文檔管理等等都體現(xiàn)出“指引式”、“一鍵式”的操作特點，系統(tǒng)充分考慮政府單位辦公情況，符合辦公實際需求，在不改變用戶傳統(tǒng)辦公習慣的基礎(chǔ)上，關(guān)注用戶應用感受，傻瓜式操作，令用戶對系統(tǒng)快速熟悉，快速掌握，盡快體驗系統(tǒng)為政務工作的提升帶來的價值。
2．    以用戶為中心：按照用戶的日常辦公習慣設(shè)計處理流程和操作界面，用戶不必因為信息化而調(diào)整工作思路和方式，并將人員身份、權(quán)限和信息安全結(jié)合在一起，將信息“推”到個人的桌面。
3．    應需而變：根據(jù)實際業(yè)務的需求，對流程、界面、文書模板、崗位職能等所有內(nèi)容進行調(diào)整，以保證系統(tǒng)能適應不同的運作方式。
4．    協(xié)同作業(yè)：電子文書可以在上下級、同級機構(gòu)之間流轉(zhuǎn)、交換和應用。系統(tǒng)能實現(xiàn)人員任務之間的協(xié)同協(xié)作，還能與辦公桌面、手機、郵件等日常生活與辦公工作進行有機的整合，形成一個人、工具、任務的工作的協(xié)同、協(xié)作環(huán)境。
5．    知識共享：將分布在個人或部門內(nèi)部的信息資源集中起來，并通過全文搜索功能，方便進行查詢、統(tǒng)計和應用，實現(xiàn)電子文件的應用價值。
6．    支持移動辦公：提供移動辦公的功能，保證用戶可以隨時隨地接入系統(tǒng)。
7．     系統(tǒng)平臺化：系統(tǒng)提供一個系統(tǒng)化的平臺，如個人事務平臺，原數(shù)據(jù)管理平臺、業(yè)務再造平臺、表單管理平臺、工作流管理平臺、報表定義平臺等等，用戶可以進行個性化設(shè)置，同時還可以對業(yè)務進行調(diào)整以及擴充。
8．    功能具體化：系統(tǒng)在平臺化的同時，也對一些功能進行了具體化，以使用特定業(yè)務的需要。如提供了公文自動排版、自動套紅、掃描輸入、自動生成文號、電子蓋章、蓋章登記、公文固化以及公文發(fā)布等功能。
9．    系統(tǒng)集成性高：系統(tǒng)在設(shè)計上，結(jié)合了面向服務與多層體系統(tǒng)的設(shè)計思想，可以與其它系統(tǒng)實現(xiàn)內(nèi)容、業(yè)務、數(shù)據(jù)之間的整合，使系統(tǒng)一方面可以方便的集成其它系統(tǒng)，另一方面也可以被其它系統(tǒng)集成性。
10．安全可靠：在電子文書的建立、修改、審批、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)等整個過程中，對身份驗證、權(quán)限和處理過程進行控制，并以電子簽名（如電子簽章、CA認證、MAC地址綁定）方式保證文件的真實性和安全性。